Chegar ao fim do dia sem ter conseguido realizar tudo aquilo que queríamos é sempre frustrante, não é? Quando isso acontece, é comum que muitos culpem a rotina, cada vez mais atarefada. No entanto, o fato é que podemos conseguir ótimos resultados adotando práticas de gestão de tempo.
A administração dos afazeres do dia a dia deve ser feita com uma boa dose de organização. Em especial para aqueles que trabalham em home officeou querem ser mais eficientes em suas atividades.
Se esse é o seu caso, conheça agora 7 técnicas que vão ajudar você a atingir todas as suas metas, tanto domésticas quanto profissionais!
1. Método GTD
O método GTD tem como base deixar nossa mente livre de tudo que não importa no momento. Assim, conseguimos manter foco total nas tarefas e em seus resultados. O nome dessa técnica vem do inglês Getting Things Done — algo como “fazer as coisas acontecerem”, em tradução livre.
Suas etapas foram descritas de forma detalhada no livro de David Allen, que leva o mesmo nome do método criado por ele. Elas podem ser sintetizadas em:
- coletar: momento em que selecionamos e organizamos aquilo que merece nossa atenção;
- processar: análise de cada obrigação para identificar quais demandam uma ação, estabelecendo também as prioridades;
- organizar: distribuição das tarefas selecionadas ao longo do tempo, de acordo com os prazos de cada uma;
- revisar: hora de fazer uma revisão dos passos anteriores, buscando eliminar possíveis problemas que possam atrapalhar a execução;
- executar: finalmente, é só colocar em prática as tarefas elencadas pelo método GTD.
2. Técnica Pomodoro
Criada por um estudante italiano, a técnica Pomodoro consiste em dividir as tarefas em blocos. Cada bloco deve ter 25 minutos de concentração e mais 5 de pausa, totalizando 30 minutos. A ideia é que o fracionamento do fluxo de trabalho estimule nosso cérebro a focar mais nas atividades que estão sendo realizadas.
Para colocá-la em prática, o ideal é começar listando as tarefas em aberto e organizá-las por prioridade. Quando começar a execução, busque concentrar ao máximo sua atenção na atividade. Já nos minutos de descanso, o melhor é fazer algo relaxante para evitar situações de estresse e lidar com os afazeres com mais tranquilidade.
3. Matriz GUT
Essa é uma técnica que permite definir com mais clareza as prioridades das tarefas a fazer, com base em três parâmetros. São eles: gravidade, urgência e tendência, que formam a sigla GUT.
A melhor maneira de aplicar esse método é elaborar uma tabela: as linhas representam as atividades e as colunas referem-se aos parâmetros mencionados. Em cada campo, basta utilizar uma escala de 1 a 5 para classificar a intensidade de cada um deles. Considere que:
- a gravidade deve refletir o quanto a não realização de uma tarefa atrapalha a sua rotina;
- a urgência indica o prazo limite para ela ser finalizada; e
- a tendência demonstra o quanto os problemas podem piorar se forem ignorados.
Dessa forma, é possível avaliar esses três indicadores de forma conjunta para identificar as atividades que devem ser finalizadas primeiro.
4. Kanban
Ideal para quem prefere um método de gestão mais visual, o Kanban organiza as tarefas por meio de blocos coloridos. Eles vão avançando pelas colunas de uma tabela, de acordo com seu andamento. Essa técnica é utilizada por muitas empresas para gerenciar as atividades e aumentar a eficiência das operações.
Para utilizar esse método da forma tradicional, basta inserir em um quadro uma coluna para cada processo das suas tarefas.Crie uma coluna para as tarefas a iniciar, uma para as que estão em andamento e uma para as que já foram finalizadas, por exemplo.
Cada tarefa pode ser representada por meio de uma nota de papel adesiva. À medida que uma tarefa for desenvolvida, desloque a nota referente a ela de uma coluna para outra. Utilizar cores diferentes para cada nível de prioridade também ajuda na seleção das atividades que serão realizadas a cada momento.
5. Regra dos 5 minutos
O que falta para você é motivação para realizar suas tarefas? Então a regra dos 5 minutos pode ser o método ideal para começar a gerir melhor o seu tempo. Afinal, a ideia aqui é propor atividades que podem ser resolvidas nesse tempo, ou até menos, e fazer de tudo para concluí-las.
Podem ser desde obrigações profissionais até tarefas mais corriqueiras, como uma atividade doméstica ou uma conferida no andamento das finanças pessoais. O importante é desenvolver confiança e motivação para resolver situações mais complexas com a mesma determinação e conseguir melhores resultados em todos os aspectos.
6. Lista de tarefas
Mesmo com todos os métodos que vimos, também é possível conseguir ser mais produtivo utilizando uma tradicional lista de tarefas. A vantagem é que ela é muito simples de fazer e ajuda a concentrar esforços em uma tarefa até finalizá-la.
Por outro lado, a desvantagem é que pode ser mais difícil atualizá-la caso surjam situações mais urgentes ao longo do tempo. Mas, dependendo da situação, pode funcionar.
7. Softwares e aplicativos
A tecnologia também pode ser uma aliada no objetivo de gerir melhor nosso tempo. Aproveitar os softwares e aplicativos desenvolvidos para esse fim é uma forma prática e dinâmica de conseguir aumentar a produtividade.
Ferramentas como o Excel ou o Google Sheets podem ser tão eficientes para fazer uma planilha de gastos quanto um plano de gestão de tempo. No entanto, existem opções que podem deixar sua rotina mais eficiente de forma mais simples e intuitiva.
O Trello, por exemplo, é um excelente gerenciador de equipes e projetos. Ele se baseia no método Kanban, permitindo a criação de cartões para cada tarefa, que vão avançando no quadro conforme o trabalho progride. Pode ser acessado tanto por um computador quanto por smartphones, e oferece uma conveniente integração com outros aplicativos.
Por falar em outros aplicativos, o Evernote é uma boa recomendação para ajudar você a não se esquecer de nada. Nele, é possível fazer anotações e lembretes, classificando-os por prioridade e prazo. O programa coleta e armazena essas informações em um banco de dados só seu, de forma sincronizada entre computador e celular.
Outra boa opção para não perder nenhum compromisso é o Google Calendar. Lá, você pode adicionar tanto tarefas profissionais quanto pessoais. É possível configurar lembretes para as atividades, definindo a antecedência de cada aviso. Tem integração com todos os outros recursos da empresa, o que o torna uma opção muito prática.
Seguindo essas dicas, será mais fácil lidar com as obrigações com mais motivação e menos estresse. Isso certamente vai refletir de maneira positiva na sua vida pessoal, profissional e até na gestão do seu dinheiro — podendo, inclusive, evitar problemas financeiros.
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